|
Dit document kunt u ook downloaden: |
|
Dit document kunt u ook downloaden: |
ARBITRAGEREGLEMENT
----------------------------------------
1. Werkingswijze van de E.A.O.
De E.A.O. treedt op, conform art. 1682 en 1683 van het Belgisch Gerechtelijk Wetboek, als derde tussen partijen die beslist hebben een tussen hen gerezen geschil te laten beslechten via arbitrage. De E.A.O. zal bij die coördinerende functie gebruik maken van onderhavig arbitragereglement. De E.A.O. organisatie beslecht zelf geen geschillen, maar wijst voor ieder voorgedragen geschil een scheidsgerecht aan dat onafhankelijk uitspraak velt.
2. Referentie naar overeenkomsten en wetgevingen inzake arbitrage
Wat betreft elementen welke niet uitdrukkelijk in onderhavig arbitragereglement zijn vermeld, wordt verwezen naar het Belgisch Gerechtelijk Wetboek - Deel VI: Arbitrage, artikels 1676 tot en met 1723 van toepassing door de wet van 4 juli 1972, gewijzigd bij de wet van 27 maart 1985 en de wet van 19 mei 1998. Ook eventueel latere wijzigingen zullen van toepassing zijn. Inzake internationale erkenning en tenuitvoerlegging van arbitrale uitspraken wordt verwezen naar de Conventie van New York van 1958, welke door een groot aantal landen werd geratificeerd.
Verwijzingen naar het Belgisch Gerechtelijk Wetboek worden hierna aangeduid door G.W. met het artikelnummer.
Partijen die in een overeenkomst, contract of ander bindend stuk de standaardclausule van de E.A.O. of een gelijkaardige clausule inzake arbitrage vermelden, aanvaarden dit arbitragereglement als deel van hun akkoord.
Dit reglement en meer speciaal de laatst gewijzigde versie corresponderend met de datum van aanvraag tot arbitrage bij de E.A.O. zal van toepassing zijn voor het geschil.
Door de aanvraag tot arbitrage aan de E.A.O. te richten verzaken partijen tevens aan die elementen inzake arbitrage in hun overeenkomst, welke strijdig zouden zijn met dit arbitragereglement.
Een arbitrale procedure kan echter mits voorafgaandelijk akkoord van alle partijen erbij betrokken, gevoerd worden volgens andere procedure regeling dan deze vermeld in dit reglement. De E.A.O. dient akkoord te gaan en de procedureverschillen te bevestigen.
4. Wijze van aanvraag tot arbitrage
Elke partij welke door een overeenkomst met een andere partij of andere partijen is verbonden en in een geschil dienaangaande wordt verwikkeld, kan beroep doen op de E.A.O. teneinde het geschil te beslechten, op voorwaarde dat het materies betreft die voor arbitrage vatbaar zijn volgens de geldende wetgeving (G.W. art. 1676).
Een arbitrageprocedure kan aangevraagd worden indien:
een schriftelijke overeenkomst tussen de partijen bestaat om het geschil in arbitrage te beslechten, welke opgemaakt wordt nadat het geschil is gerezen,
een algemene arbitrage-clausule deel uitmaakt van een contract of andere bindende stukken tussen partijen, die stelt dat arbitrage in geval van geschillen bevoegd is.
De aanvraag tot arbitrage zal afhankelijk van de in artikel 4 vermelde situaties als volgt gebeuren:
Het arbitragecompromis, door beide partijen ondertekend, zal per aangetekend schrijven aan de E.A.O. worden gericht, tezamen met een aanvraag tot arbitrage op het daartoe voorziene document welke de gegevens vermeld van de partijen en het te behandelen geschil met opgave van het geschilbedrag.
In geval een arbitrage wordt aangevraagd op basis van een arbitrageclausule op een bindend stuk tussen partijen, dient de eisende partij de tegenpartij per aangetekend schrijven te verwittigen van haar intentie arbitrage aan te vragen. De aanvraag zelf tot arbitrage dient door de eisende partij op het daartoe voorziene document per aangetekend schrijven aan de E.A.O. te worden gestuurd met opgave van het geschilbedrag.
De aanvraag tot arbitrage dient per aangetekend schrijven te worden overgemaakt aan de E.A.O.
Deze aanvraag, op het daartoe bestemde formulier, dient gedateerd en ondertekend te zijn en volgende elementen te bevatten:
volledige identiteit van de partijen: naam, adres, telefoon en andere basisgegevens der partijen
gegevens betreffende het geschil
beschrijving van de aanspraken van de eisende partij (eventueel van beide partijen), met opgave van de verschillende elementen van de eis en de raming van de eis: hoofdbedrag, eventuele schadevergoeding, intresten, enz.
aanduiding van de taal der procedure.
De arbitrageaanvraag kan gebeuren per fax doch dient steeds erna bevestigd te worden door een aangetekend schrijven.
De aanvraag tot arbitrage moet vergezeld zijn van de volgende bewijsstukken:
voor éénsluidend verklaarde kopie van het arbitragecompromis of van het document waarop men zich baseert om arbitrage aan te vragen voor het betreffende geschil
voor éénsluidend verklaarde kopie van de per aangetekende brief verzonden ingebrekestelling door eisende partij, alsmede van de mededeling aan tegenpartij dat arbitrage zal aangevraagd worden.
7. Gevolgen van een arbitrageovereenkomst en de aanvraag tot arbitrage
De aanvraag tot arbitrage aan de E.A.O. gericht door één of meerdere partijen, ingevolge een arbitrageclausule in een contract of ander bindend stuk of door het sluiten van een arbitragecompromis, heeft volgende gevolgen:
de partijen aanvaarden integraal het arbitragereglement van de E.A.O.
indien één der partijen weigert aan de arbitrage deel te nemen of zich niet houdt aan het reglement o.a. door het negeren van de gestelde tijdslimieten (zie art. 19 en 30), zal de procedure ongeacht deze situatie normaal verder gaan (G.W. art. 1695)
het scheidsgerecht beslist over haar eigen bevoegdheid inzake een voorgelegd geschil in geval één der partijen bezwaren aanvoert aangaande het bestaan of de geldigheid van de arbitrageovereenkomst (G.W. art. 1697.1)
het inroepen van de nietigheid of van het niet bestaan van de arbitrageovereenkomst heeft niet tot gevolg dat het scheidsgerecht onbevoegd zou zijn, indien het scheidsgerecht heeft beslist dat de arbitrageovereenkomst geldig is (G.W. art. 1697.2)
de partijen kunnen het scheidsgerecht verzoeken, zodra deze is samengesteld, bewarende of voorlopige maatregelen te treffen, alsook verzoeken waarborgen te stellen en provisies toe te wijzen en dit zonder afbreuk te doen aan andere wettelijke mogelijkheden (G.W. art. 1679.2 en 1696.1)
maatregelen die door de gerechtelijke overheid zouden worden genomen tijdens een arbitrageprocedure, dienen onverwijld, op eigen initiatief en zodra deze gekend zijn door de partijen te worden meegedeeld aan de E.A.O.
Door het voorzien van de arbitrage-clausule van de E.A.O. en door de aanvraag tot arbitrage, stemmen partijen er uitdrukkelijk mee in dat de arbitrageprocedure wordt gecoördineerd door het secretariaat van de E.A.O. volgens dit reglement. Zij geven aldus aan de E.A.O. en haar vertegenwoordiger de volmacht op te treden als onafhankelijke derde in de arbitrageprocedure (G.W. art. 1682)
9. Types van arbitrale procedures
De procedure kan naar keuze van betrokken partijen zowel enkel schriftelijk als met hoorzitting gebeuren; de uitspraak wordt bekomen door een scheidsgerecht met één enkele ofwel met drie arbiters. De keuze, zowel inzake schriftelijke of mondelinge procedure als voor één of drie arbiters, gebeurt door de partijen. Zodra één der partijen in het geschil dit wenst zal een hoorzitting plaats hebben en/of zullen drie arbiters beslechten op voorwaarde echter dat de corresponderende arbitragevergoedingen zijn betaald (art. 22 en 23). De partij die opteert voor een procedure met drie arbiters en/of met hoorzitting dient het supplement aan arbitragekosten en andere bijkomende kosten te voldoen.
De eisende partij, of beide partijen indien de aanvraag tot arbitrage gemeenschappelijk gebeurt, duidt in de aanvraag tot arbitrage de taal van de procedure aan. Indien er geen overeenkomst is tussen partijen voor de taal der procedure, beslist de E.A.O. op basis der contractdocumenten.
De E.A.O. beslist onafhankelijk betreffende deze eventuele keuze, en het scheidsgerecht bepaalt in de uitspraak door welke partij of in welke verhouding tussen partijen de nodig geachte vertaalkosten zullen gedragen worden.
Een procedure kan door partijen met hun goedkeuring en deze van de E.A.O. gevoerd worden in meerdere talen. De uitspraak zal echter gesteld worden in één enkele taal.
De plaats van arbitrage kan door partijen in hun overeenkomst tot arbitrage bepaald worden. Indien zij dienaangaande niets zijn overeengekomen of daarover geen akkoord bereiken zal de plaats van arbitrage de zetel van de E.A.O. zijn.
12. Voorstel van het scheidsgerecht
Op basis van de gegevens van de aanvraag stelt de E.A.O. uit haar lijst van arbiters, de arbiter(s) voor aan de partijen rekening houdend met hun deskundigheid betreffende het te behandelen geschil. Dit voorstel aan de partijen gebeurt op onafhankelijke wijze door de E.A.O.
De partijen worden verwittigd van de samenstelling van het scheidsgerecht en kunnen mits met redenen omklede bezwaren of op basis van de elementen van art. 14, een voorgesteld arbiter wraken (G.W. art. 1690). De wraking moet per aangetekend schrijven geschieden ten laatste veertien dagen na de kennisgeving der arbiters. De E.A.O. neemt de beslissing tot eventuele vervanging van een gewraakt arbiter.
13. Arbitrage tussen partijen van verschillende nationaliteit
Arbitrage voor geschillen tussen partijen van verschillende nationaliteit zal inzake arbitrage wetgeving plaats vinden volgens de Belgische wetgeving. De toepasselijke wetgeving voor het geschil kan bij contract vastliggen of door partijen overeengekomen worden; bij ontbreken van een overeenkomst beslist de voorzitter van het scheidsgerecht op basis van de bestaande contractdocumenten welke nationale wetgeving zal toegepast worden.
De E.A.O. zal er in de mate van het mogelijke naar streven dat de nationaliteit van elk der partijen vertegenwoordigd is in het scheidsgerecht.
De arbitragewetgeving van toepassing is de Belgische wetgeving.
14. Plicht tot bekendmaking door arbiters
Na zijn aanduiding is een arbiter verplicht elke omstandigheid aan de E.A.O. te melden welke zijn onpartijdigheid zou kunnen in vraag stellen, met inbegrip van elke persoonlijke of financiële binding - zowel actuele als in het verleden bestaande - met één der partijen of met haar vertegenwoordigers, of met juristen die de partijen zullen verdedigen. Dit dient ook te gebeuren indien zich tijdens de procedure zulke situaties voordoen. Elke arbiter onderschrijft per procedure een verklaring van onafhankelijkheid ten aanzien van betrokken partijen en ten aanzien van de E.A.O. In voorkomend geval zal voormelde informatie door de E.A.O. aan de partijen worden meegedeeld. Indien één der partijen zich verzet tegen de bewuste arbiter, zal de E.A.O. beslissen of deze zal worden gediskwalificeerd om op te treden. Partijen zullen worden ingelicht betreffende deze beslissing die definitief zal zijn.
15. Benoeming der arbiters - Scheidsgerecht
De E.A.O. zal de aangeduide arbiters per briefwisseling van hun benoeming op de hoogte stellen en hun informeren betreffende het toe te passen arbitragereglement en het type van arbitrage procedure (zie art. 9). De aanvaarding van de opdracht dient door de arbiter aan de E.A.O. te worden teruggezonden. De aanvaarding van de opdracht houdt het respecteren door de arbiter in van de door hem gekende "Ethische Code voor arbiters".
Een scheidsgerecht bestaande uit drie arbiters zal steeds worden voorgezeten door een jurist teneinde zekerheid te geven inzake de juridische elementen.
De finaal door de E.A.O. benoemde arbiter of arbiters vormen het "scheidsgerecht" welke in het geschil uitspraak zal doen. De E.A.O. benoemt ambtshalve de voorzitter van het scheidsgerecht.
Vervanging van arbiters, om reden van wraking door partijen, behoorlijk aanvaarde onttrekking, verhindering, ontslag of overlijden van een arbiter, of omdat de E.A.O. heeft vastgesteld dat een arbiter zijn verplichtingen niet nakomt o.a. in het niet respecteren van de tijdslimieten, zal steeds gebeuren conform het reglement voor een normale benoeming van arbiters (G.W. art. 1687.1).
17. Bevoegdheid van het scheidsgerecht
Het scheidsgerecht beslist op basis van de ontvangen documenten en de wetgeving aangaande arbitrage over haar bevoegdheid inzake het voorgelegde geschil. Zij beslist hierover onafhankelijk, ook in gevallen waar een partij de geldigheid of het bestaan van een arbitrageovereenkomst of -clausule betwist (G.W. art. 1697).
Een scheidsgerecht kan uitspraak doen in alle geschillen waar een dading mag aangegaan worden en in deze gevallen waar arbitrage wettelijk is toegelaten.
Wanneer een verwerende partij door de E.A.O. wordt ingelicht betreffende de aangevraagde arbitrage, heeft zij het recht een tegeneis te formuleren, die tevens een evaluatie dient te vermelden van het betreffende geschilbedrag. Arbitragevergoedingen worden afzonderlijk berekend op de bedragen van eis en tegeneis (art. 22).
De tegenvordering van verwerende partij dient te gebeuren bij het indienen van de eerste besluiten, zoniet kan er geen rekening mee gehouden worden in de procedure zodat deze als onbestaande beschouwd wordt. Het scheidsgerecht zal eis en tegeneis in dezelfde uitspraak behandelen.
De tegeneis van verwerende partij kan slechts behandeld worden door het scheidsgerecht indien het met die tegeneis overeenstemmend voorschot voor de arbitragevergoedingen plus aan de eventuele garantiestelling door verwerende partij is voldaan.
19. Verloop van een arbitrageprocedure
Aanvraag tot arbitrage: zie artikel 6.
Eisende partij maakt haar besluiten en kopieën van bewijsstukken per aangetekend schrijven over aan de E.A.O. Alle kopieën bevatten de vermelding "voor éénsluidend afschrift" en moeten ondertekend zijn; kopieën moeten de originele handtekening dragen.
Kennisgeving aan partijen. De aanvraag tot arbitrage zal leiden tot een kennisgeving aan zowel eisende als verwerende partij; deze kennisgeving bevat volgende elementen:
aanduiding van het geschil
type van procedure
samenstelling van het scheidsgerecht bevattende naam, woonplaats en kwalificatie van de arbiter(s)
plaats van arbitrage
verzoek tot betaling van de arbitragevergoedingen
Deze kennisgeving kan in één enkele of in meerder fases plaats hebben. Daarenboven ontvangt verwerende partij kopie van de aanvraag tot arbitrage, de dossierstukken en besluiten van eisende partij.
Besluiten van verwerende partij. Uiterlijk twee weken na ontvangst van de kennisgeving en de kopie van het dossier van eisende partij, dient de verwerende partij haar verweer en besluiten per aangetekend schrijven over te maken aan de E.A.O. Alle documenten moeten ondertekend zijn en kopieën van bewijsstukken moeten de vermelding "voor éénsluidend afschrift" bevatten en ondertekend zijn.
De coördinatie door de E.A.O. De eisende partij ontvangt kopie van de besluiten en stukken van de verwerende partij binnen een periode van één week na ontvangst door de E.A.O.
Eindbesluiten van eisende partij. Binnen de twee weken na ontvangst van de bundel van de verwerende partij via de E.A.O., dient de eisende partij haar eindbesluiten en bewijsstukken over te maken aan de E.A.O.
Coördinatie door de E.A.O. Verwerende partij ontvangt binnen de week kopie van de eindbesluiten van de eisende partij.
Eindbesluiten van verwerende partij. Binnen de twee weken dient ook de verwerende partij haar eindbesluiten aangetekend over te maken aan de E.A.O. die kopie ter informatie aan de eisende partij zal doorsturen.
Indien bij de eindbesluiten totaal nieuwe elementen worden aangebracht door partijen, zal de E.A.O. partijen verzoeken daarop nog te repliceren in aanvullende besluiten. Ook partijen kunnen daarom verzoeken.
Ingeval van hoorzitting zoals beschreven in art. 20 zal de E.A.O. partijen, ten minste zeven kalenderdagen voor de hoorzitting verwittigen van de dag, uur en plaats der hoorzitting. Deze zal plaatsvinden tussen de twee à drie weken na de dag dat de E.A.O. de eindbesluiten van de verwerende partij heeft ontvangen.
Partijen verbinden er zich toe niet in rechtstreeks contact te komen met de arbiters.
Iedere partij in het geschil dient alle documenten aan de E.A.O. toe te sturen in een aantal exemplaren voldoende om een kopie te bezitten voor iedere partij en iedere arbiter, plus een kopie voor de E.A.O.
De E.A.O. treedt op als coördinerende derde tijdens de procedure; rechtstreekse toezending van besluiten en documenten aan tegenpartij is aldus niet vereist.
20. Hoorzitting in een arbitrage procedure
Het verzoek voor een hoorzitting dient aangevraagd te worden bij de aanvraag tot procedure hetzij bij de eerste besluiten.
De hoorzitting tijdens een procedure zal plaats hebben in een locatie welke zal voorgesteld worden door de E.A.O. tenzij partijen een andere locatie na overleg overeenkomen en meedelen aan de E.A.O.
Hoorzittingen zijn niet openbaar en hebben plaats in aanwezigheid van de arbiters, de partijen, opgeroepen getuigen (en deze enkel gedurende hun getuigenis) en eventueel een afgevaardigde van de E.A.O.
De voorzitter van het scheidsgerecht leidt de hoorzitting en partijen dienen zijn organisatie op te volgen. Hij beslist tevens over het al of niet relevant zijn van argumenten en getuigenissen.
Iedere partij kan persoonlijk verschijnen doch heeft het recht zich te laten vertegenwoordigen door een gevolmachtigde al of niet bijgestaan door raadslieden of door adviseurs en experts. Iedere partij dient echter de E.A.O. schriftelijk en op voorhand te verwittigen van de naam(en) van de vertegenwoordiger(s). De vertegenwoordiger van een partij is verondersteld in zijn functie de partij wettelijk te vertegenwoordigen en te engageren en kan verzocht worden een volmacht voor te leggen.
Tijdens de hoorzitting kan een arbiter uitleg vragen in verband met de besluiten der partijen. Het is de partijen toegestaan hun besluiten te verdedigen, getuigen op te roepen en bewijzen voor te leggen. Getuigen kunnen ondervraagd worden door de andere partijen en door de arbiters. Partijen dragen de kosten van hun eigen getuigen.
Een hoorzitting kan enkel verdaagd worden hetzij op gemotiveerd verzoek van één der partijen of ambtshalve op initiatief van het scheidsgerecht.
De niet-aanwezigheid van een partij op de hoorzitting zal voor de arbitrageprocedure niet tot ongeldigheid leiden rekening houdend evenwel met art. 1695 van het G.W.
21. Samenvoeging van arbitrages
Indien verschillende contracten tussen partijen een arbitrageclausule bevatten en deze aanleiding geven tot geschillen die samenhangend en verwant met elkaar zijn, kan het scheidsgerecht op verzoek der partijen of ambtshalve tot samenvoeging der geschillen beslissen.
Bij zulk een beslissing tot samenvoeging zal door de E.A.O. eventueel tot een nieuwe samenstelling van het scheidsgerecht worden beslist.
De E.A.O. kan echter geen samenvoeging bevelen van geschillen, waarin reeds een beslissing 'alvorens recht te doen' werd genomen, of waarin een beslissing werd genomen over de ontvankelijkheid of over de zaak ten gronde.
De arbitragevergoedingen houden zowel de vergoedingen in voor de administratieve kosten als de vergoedingen voor de arbiters. Een dossierkost van € 25,00 wordt aangerekend per arbitrage-aanvraag .
De arbitragevergoedingen in voege op de datum van aanvraag tot arbitrage zullen van toepassing zijn voor de gehele duur van de procedure.
De arbitragevergoedingen betreffen alle kosten voor het voeren van de arbitrage, met uitzondering van de verplaatsingskosten, uurvergoedingen der arbiters bij plaatsbezoeken en hoorzittingen, de eventueel nodig geachte vertalingen van documenten, kosten voor expertises zoals labotesten, enz., kosten voor plaatsbezoeken, getuigenvergoedingen, kosten betreffende de hoorzitting. Voormelde speciale kosten moeten tijdens de procedure door de belanghebbende partij worden betaald; de uiteindelijke ten laste legging zal geschieden door het scheidsgerecht volgens art. 32. Een partij welke vertalingen van dossiers eist dient zelf een voorschot voor de vertalingskosten te betalen.
De partijen zijn hoofdelijk gehouden de provisie voor de arbitragevergoeding te storten aan de E.A.O. De vergoedingen zijn gebaseerd op de waarde van het geschil volgens het in bijlage gevoegde barema. De E.A.O. kan garantiestelling voor de vergoedingen vragen volgens art. 23.
Bij onduidelijkheid of tegenstrijdigheid tussen de partijen omtrent de raming van het geschilbedrag zal de E.A.O. een beslissing dienaangaande nemen, en naar best vermogen en onherroepelijk de arbitragevergoeding bepalen.
Het scheidsgerecht neemt enkel kennis van de eisen en tegeneisen waarvoor de provisies der arbitragekosten werden voldaan door de belanghebbende partij.
Vermindering der arbitragevergoedingen: indien na het indienen van de aanvraag tot arbitrage de procedure op verzoek van eisende partij wegens bvb. flagrante insolvabiliteit van tegenpartij of op verzoek van alle procederende partijen wegens bvb. een akkoord of dading nopens het geschil gestaakt wordt, zal de arbitragevergoeding volgens de stand van het geding als volgt herleid worden:
indien de procedure onmiddellijk wordt gestaakt na de aanvraag beperkt de arbitragevergoeding zich tot 10%
indien de procedure wordt gestaakt vooraleer het scheidsgerecht voorgesteld is, wordt de arbitragevergoeding herleidt tot 25% van de totale voorziene vergoeding
indien de procedure gestaakt wordt nadat het scheidsgerecht is voorgesteld doch vòòr de eindbesluiten van één der partijen is ingediend, bedraagt de vergoeding 40% van de totale arbitragevergoeding
indien de staking door de E.A.O. wordt ontvangen na de eindbesluiten der partijen en vòòraleer het scheidsgerecht het dossier heeft ontvangen zal 60% verschuldigd blijven
indien de aanvraag tot staking door de E.A.O. ontvangen wordt na het overmaken van het dossier aan het scheidsgerecht zal de integrale arbitragevergoeding verschuldigd blijven
indien partijen het scheidsgerecht verzoeken een dading op te nemen in een arbitrale uitspraak zonder het scheidsgerecht zich dient uit te spreken, wordt de arbitragevergoeding herleidt tot 80% tenzij deze aanvraag zou gebeuren na het indienen van de eindbesluiten; in het laatste geval blijft de arbitragevergoeding integraal verschuldigd.
23. Betaling der arbitragevergoedingen
De arbitragevergoedingen zijn gebaseerd op het totaal geschilbedrag, zowel van eis als van tegeneis en worden afzonderlijk berekend op basis van het van toepassing zijnde barema. Beide partijen dienen de provisie volgens het barema der arbitragevergoedingen in bijlage te voldoen. De E.A.O. kan partijen verzoeken provisies te storten voor noodzakelijk geachte bijkomende kosten als vermeld in art. 22.3.
Indien de aanvraag tot arbitrage gezamenlijk door de partijen wordt gedaan, dient iedere partij haar gedeelte van de arbitragevergoeding aan de E.A.O. te storten. In het andere geval, betaalt de eisende partij haar arbitragevergoeding. De E.A.O. verwittigt de verwerende partij van de arbitrage-aanvraag en verzoekt deze haar deel van de arbitragevergoeding te storten. Bij weigering door deze partij, zal de E.A.O. de eisende partij vragen garant te staan voor de verwerende partij.
Een arbitrage zal slechts feitelijk gestart zijn na de betaling door beide partijen van de provisies voor de arbitragevergoeding, eventueel na ontvangst van de garantiestelling. In tegengesteld geval zal de arbitrageprocedure opgeschort zijn tot de betalingen zijn ontvangen. De E.A.O. heeft het recht voor de garantiestelling eventueel een onherroepelijke bankgarantie op eerste vraag te eisen.
De arbitragevergoedingen zoals beslist in de arbitrale uitspraak komen uitsluitend toe aan de E.A.O.
24. Opdracht van het scheidsgerecht
Na ontvangst van de aanvraag tot arbitrage en de dossiers van zowel eisende als verwerende partij, stelt de E.A.O. de opdrachtsakte voor het scheidsgerecht op. Deze akte bevat volgende elementen:
volledige gegevens in verband met de partijen
opsomming van de punten waarover dient beslist te worden
aanduiding van de waarde van de geschilpunten
taal der arbitrage
aanduiding van de toe te passen procedure volgens art. 9
andere nuttig geachte gegevens
Deze opdrachtsakte wordt zowel aan verwerende als aan de eisende partij toegestuurd, met verzoek deze voor akkoord te ondertekenen. Dit document dient ondertekend door partijen binnen de week te worden teruggestuurd aan de E.A.O. Indien één der partijen dit document niet terugstuurt binnen de voorziene termijn, wordt dit als aanvaarding aanzien en zal de procedure normaal verder gaan.
25. Onderzoek door het scheidsgerecht
Het scheidsgerecht ontvangt via de E.A.O. de opdrachtsakte (zie art. 24), het volledig dossier betreffende het geschil tezamen met de besluiten der partijen. Het scheidsgerecht start dan het onderzoek gebruik makend van alle beschikbare middelen.
Het scheidsgerecht kan tot een uitspraak komen op grond van het haar toegezonden dossier en documenten en kan desgewenst om schriftelijke verduidelijkingen van partijen verzoeken. De arbiters kunnen tevens getuigenissen inwinnen, deskundigen aanstellen, de partijen horen en verzoeken toelichtingen te verstrekken inzake punten welke na onderzoek der documenten onduidelijk bleven, plaatsopneming gelasten, een beslissende eed afnemen en aan partijen een aanvullende eed opleggen, de overlegging bevelen van door een partij onder zich gehouden stukken onder de daartoe voorziene voorwaarden van het Gerechtelijk Wetboek (art. 1696).
In procedures met hoorzitting (zie art. 20) zal de E.A.O. plaats en datum voor de hoorzitting aan de partijen mededelen. De voorzitter van het scheidsgerecht zit de hoorzitting voor en leidt deze, waarbij aan iedere partij de mogelijkheid tot verdediging van haar stelling wordt gegeven.
Indien één of meerdere partijen niet opdagen na regelmatig te zijn opgeroepen voor de hoorzitting of hun middelen niet voordragen, is het scheidsgerecht gemachtigd haar opdracht voort te zetten na evenwel zich ervan overtuigd te hebben dat partijen van de oproeping zijn verwittigd. Het scheidsgerecht houdt rekening met de bekomen informatie en velt uitspraak die in ieder geval geacht wordt op tegenspraak te zijn gedaan (G.W. art. 1695).
Tijdens de hoorzittingen is het niet toegestaan bijkomende vorderingen of tegenvorderingen aan te voeren. Het scheidsgerecht houdt enkel rekening en doet uitspraak in verband met de oorspronkelijke eis en tegeneis.
Een afgesloten hoorzitting kan enkel door het scheidsgerecht worden heropend indien het scheidsgerecht dit noodzakelijk acht om tot een uitspraak te komen.
Binnen een termijn van vier weken na ontvangst van het dossier, of twee weken in geval een hoorzitting of een bijkomende hoorzitting plaats heeft, doet het scheidsgerecht uitspraak rekening houdend evenwel met de elementen van art. 30. Deze uitspraak wordt op schrift gesteld en meegedeeld aan de E.A.O.
26. Taak en werkwijze der arbiters
De arbiters beslissen volgens de regels van het recht, en volgens billijkheid waarbij zij rekening houden met de besluiten en eindbesluiten der partijen, en in voorkomend geval met gegevens verkregen uit de hoorzitting, gegevens van getuigen of van plaatsopneming, gegevens uit expertises.
De arbiters houden bij de uitspraak rekening met het contract tussen de partijen, de normale handels- en bedrijfsgebruiken in de sector en dit arbitragereglement.
Het is de arbiters niet toegelaten rechtstreeks in contact te treden met de partijen of hun vertegenwoordigers, noch mogen partijen direct contact opnemen met de arbiters. In voorkomend geval dienen arbiters hiervan de E.A.O. op de hoogte te stellen die de noodzakelijk geachte maatregelen zal treffen.
De uitspraak van het scheidsgerecht is met redenen omkleed.
Geen enkel element van het geschil noch van de uitspraak, ook niet gedeeltelijk, mag door de arbiters in de openbaarheid worden gebracht.
Een arbitrale uitspraak door een scheidsgerecht, zowel wat betreft bevoegdheid als het geschil ten gronde, wordt in geval van meerdere arbiters bekomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. De stem van de voorzitter van het scheidsgerecht is niet beslissend (G.W. art. 1701).
Een scheidsgerecht kan uitspraak doen in één of meerdere uitspraken, hetzij eindbeslissingen hetzij beslissingen alvorens recht te doen (G.W. art. 1699).
De arbitrale uitspraak van het scheidsgerecht wordt in principe door de drie arbiters ondertekend. In geval van één enkele arbiter door deze enige arbiter. Een uitspraak is echter geldig genomen, indien deze enkel door twee der drie arbiters is ondertekend, waarbij de reden voor het ontbreken van de handtekening der derde arbiter dient opgegeven. Dit kan om reden van overmacht, ziekte, afwezigheid of zelfs op uitdrukkelijke weigering van de arbiter zijn die zich wil distantiëren van de uitspraak (G.W. art. 1701.4).
De uitspraak dient de verschillende eisen en tegeneisen van de partijen te behandelen, en is verplichtend met redenen te omkleden (G.W. art. 1701.6).
De arbitrale uitspraak wordt op schrift gesteld en is gedateerd en ondertekend.
Iedere arbitrale uitspraak wordt door de E.A.O. op materiële fouten en vergissingen nagezien zonder dat zij gemachtigd is iets aan de grond van de uitspraak te wijzigen.
Een arbitrale uitspraak is definitief en wordt in laatste aanleg gedaan (G.W. art. 1699). De uitspraak is bindend voor de partijen betrokken bij het geschil. Er is geen verzet, beroep of cassatie mogelijk, enkel vernietiging op basis van de daartoe door de Belgische wet voorziene gronden en volgens de daartoe voorziene procedure. De partijen hebben door hun aanvraag tot arbitrage en hun arbitrageovereenkomst afstand gedaan van alle rechtsmiddelen waarvan zij geldig afstand kunnen doen.
Verbetering of uitlegging van arbitrale uitspraken is mogelijk in overeenstemming met art. 1702 bis van het G.W.
28. Kennisgeving van de arbitrale uitspraak
De arbitrale uitspraak wordt door de E.A.O., onder voorwaarde dat de volledige betaling der arbitragevergoedingen is gebeurd met inbegrip van de bijkomende kosten, eventueel rekening houdend met de gegeven garantiestelling, per aangetekend schrijven meegedeeld aan de partijen.
De voorzitter van het scheidsgerecht legt een origineel van de uitspraak neer ter griffie van de Rechtbank van Eerste Aanleg.
29. Uitspraak na akkoord tussen partijen
Indien tijdens de arbitrageprocedure een akkoord tot stand komt tussen de partijen, kan dit akkoord door het scheidsgerecht in de uitspraak opgenomen worden, met uitdrukkelijke aanduiding dat de uitspraak de opname is van het akkoord tussen partijen.
30. Termijnen van de procedure
De termijnen vastgelegd in art. 19 in verband met het indienen van besluiten en eindbesluiten moeten door zowel eisende als verwerende partij strikt nageleefd worden. Met besluiten die door de E.A.O. worden ontvangen na de vastgelegde termijnen, dient geen rekening te worden gehouden door het scheidsgerecht. De postdatum zal in geval van betwisting gelden als referentiedatum. Partijen kunnen echter op voorhand om een met redenen gestaafde verlenging van deze termijnen vragen, welke door de E.A.O. zal nagezien worden. Een onherroepelijke beslissing hieromtrent zal door de E.A.O. worden meegedeeld aan de partijen.
Het niet naleven van de termijnen voor het indienen van besluiten door partijen zal in geen geval aanleiding geven tot het vertragen van de arbitrageprocedure (G.W. art. 1695).
Het in gebreke blijven door één der partijen in het geschil tot het betalen van de arbitragevergoeding, ontslaat deze partij niet tot het naleven van de termijnen inzake indienen der besluiten en eindbesluiten.
Het scheidsgerecht kan de uitspraaktermijn verlengen op grond van nog ontbrekende documenten, de complexiteit van het geschil of andere redenen waarover het scheidsgerecht ambtshalve en onherroepelijk beslist.
Bij een volledig stilzwijgen van één der partijen zal het scheidsgerecht uitspraak doen volgens de wettelijke voorzieningen dienaangaande, rekening houdend met de haar bekende elementen van het dossier (G.W. art. 1695)
31. Uitvoerbaarheid van de arbitrale uitspraak
De arbitrale uitspraak is definitief en wordt in laatste aanleg gedaan en kan enkel bestreden worden door een vordering tot vernietiging in te stellen conform de wettelijke bepalingen (G.W. art. 1704 e.v.).
Ingevolge de beslissing het geschil aan arbitrage voor te leggen, hebben de partijen er zich toe verbonden de uitspraak onverwijld ten uitvoer te brengen.
Indien een in het ongelijk gestelde partij de arbitrale uitspraak niet vrijwillig opvolgt, vallen alle kosten verbonden met een verzoek tot uitvoerbaarverklaring en gedwongen uitvoering ten laste van de in het ongelijk gestelde partij.
32. Ten laste legging van arbitragevergoedingen en bijkomende kosten
Het totale bedrag van de arbitragevergoedingen en de eventuele bijkomende kosten, zoals vermeld in art. 22.3 hierboven, wordt in de uitspraak van het scheidsgerecht ten laste gelegd van één enkele partij of procentueel tussen de partijen verdeeld volgens billijkheid beslist door het scheidsgerecht. Op de arbitragevergoedingen zal bij laattijdige betaling de gerechtsintrest van toepassing zijn vanaf 15 dagen na de datum van de arbitrale uitspraak.
De E.A.O. heeft het recht voor de betaling van de arbitragevergoedingen en bijkomende kosten, in het geding eventueel op te treden als vrijwillig tussenkomende partij.
Het scheidsgerecht kan op vraag van een partij in haar arbitrale uitspraak een bijstandsvergoeding toekennen voor de kosten ter verdediging in de procedure ingevolge bijstand door juridische raadslieden en/of technische raadgevers. Deze bijstandsvergoeding wordt bepaald volgens volgende schijven en op basis van het geschilbedrag:
Voor de schijf tot en met € 2.500: 10% met een minimum van € 125 Voor de schijf tussen € 2.500 en € 5.000: 8% Tussen €5.000 en €12.500: 5% Tussen €12.500 en €25.000: 3% Tussen €25.000 en €50.000: 2,5% Boven € 50.000: 2%
Noch de E.A.O. noch de arbiters in een scheidsgerecht kunnen, met uitzondering van bewuste grove fouten en nalatigheden aansprakelijk worden gesteld door een betrokken partij voor hun werking en optreden in arbitrageprocedures volgens dit reglement.
35. Interpretatie van het arbitragereglement
Arbiters zullen dit arbitragereglement tijdens hun opdracht in een geschil toepassen en eventueel interpreteren in zover dit verband houdt met hun opdracht en hun verplichtingen, evenwel na contact te hebben opgenomen met de E.A.O. Indien er meerdere arbiters zijn in het scheidsgerecht en er een verschil in mening ontstaat onder hen inzake dit reglement, zal dit door eenvoudige meerderheid beslist worden.
36. Arbitrage vergoedingen en aanpassingen
De arbitragevergoedingen worden door de E.A.O. bepaald aan de hand van het barema welke in bijlage is gevoegd. Dit barema is eventueel onderhevig aan aanpassingen welke steeds vòòr de aanvang van de procedure aan betrokken partijen zullen meegedeeld worden.
37. Bewarende maatregelen - Plaatsvaststellingen
Afgezien van de wettelijke mogelijkheden zich voor deze beslissing te wenden tot de Rechtbank (G.W. art. 1679.2), zonder daarom af te zien van arbitrage voor degrond van het geschil, kan een partij het scheidsgerecht verzoeken te beslissen inzake nemen van bewarende maatregelen of plaatsvastellingen te verrichten.
Partijen in een geschil kunnen de E.A.O. verzoeken, op voorwaarde dat alle partijen hiermede instemmen, eerst mediatie toe te passen waarbij door de aangeduide mediator gezocht wordt naar een overeenkomst tussen de partijen voor het gerezen geschil en dit binnen een op voorhand vastgelegde tijdslimiet.
Versie D-849.5
Geldig vanaf 1 oktober 2003
en zolang geen gewijzigde versie
van toepassing wordt gesteld.
 |
 |
